Gevolgen van het aanbestedingsbeleid op langere termijn zijn desastreus

12 jaar raamcontract aanbesteden laat haar sporen na

Een korte zoektocht op internet levert informatie op over het begin van een tijdperk waarin het Raamcontract in ons vak zijn intrede deed. Vanuit diverse belangen ontstond de behoefte om inkoop steeds verder te veralgemeniseren. Kostenreductie door schaalvergroting, vermindering van bureaucratie en transparantie zijn de meest aangehaalde argumenten. Wat dat betreft is internet natuurlijk een mooi collectief geheugen. Het helpt ons herinneren. Ook de minder fraaie dingen.

We zijn inmiddels decennia verder en de opmars van raamcontracten in onze branche gaat in de versnelling. Meer en meer gemeenten, aangestuurd door inkooporganisaties, zoeken hun toevlucht tot een middel wat haar doel ruimschoots voorbij geschoten is. Wie keert het tij? En welke gevolgen heeft deze ontwikkeling voor onze branche? En klopt het beeld wel dat centraal inkopen voordelen heeft?

Inkoopbureaus, shared service, inhuurdesken

Ze schoten als paddenstoelen uit de grond in de begin jaren 2000. Inmiddels is er geen branche te vinden waarin geen centrale inkoop speelt. Ze hebben allen één ding gemeen. Een ijzersterk commercieel verhaal waarin het prijsverschil tussen aanbieders als winst behaald door het inkoopbureau wordt gezien. Natuurlijk is dat onzin. We weten het allemaal. De bureaucratische rompslomp is, sinds centraal inkopen zijn intrede deed, alleen maar toegenomen. Daarnaast worden inkoopbureaus ook misbruikt om te sturen. De eisen in de contracten zijn dermate sturend dat de onafhankelijkheid niet is geborgd. Het inkoopbureau voelt geen prikkel om dit soort morele misstanden aan de kaak te stellen omdat ze daarmee haar eigen verdienmodel schaadt. Het is een vicieuze cirkel waarin we terecht zijn gekomen.

Neem bijvoorbeeld de inhuurdesk. Het middel om tijdelijk personeel centraal aan te besteden. Hoeveel gemeenten vragen de zittende ingehuurde medewerker niet aan te geven waar de functiebeschrijving aan moet voldoen om de samenwerking te kunnen verlengen? Bij het afwegen van verschillende kandidaten wordt op subjectieve gronden een nieuwe kandidaat afgewezen waarmee het contract van de zittende ingehuurde medewerker voortgezet kan worden. Het inkoopproces is beleidsmatig goed verlopen maar  het doel van meer openheid, transparantie en gelijke kansen in de markt is niet gehaald. Sterker nog, deze is misbruikt. Wij reageren niet meer op een aanvraag in een inhuurdesk omdat het altijd een gelopen race is. En daar is de aanbesteder uiteindelijk niet bij gebaad.

De klassieke methode om dit probleem op te lossen is met nieuw beleid. Maar iets wat in essentie krom is, heeft haar beste tijd gehad. Wanneer geen we nu eens erkennen dat dit systeem haar doel voorbij schiet?

Schaalvergroting in inkoop is funest voor marktwerking

De schaalvergroting die aan de marktzijde noodzakelijk is voor het draaien van een gezonde winstmarge, is aan de opdrachtzijde ook doorgetrokken. Mede gevoed door rechtmatigheidsdiscussies. Ook de aanbestedingswet leverde een duit in het zakje door aan te geven dat overheid geen ogenschijnlijke splitsing in projecten mocht aanbrengen om onder de drempelbedragen te blijven. Als voorbeeld, opgedaan in mijn functie als teamleider bij een gemeente, staat mij de discussie over bermonderhoud vers in het geheugen. Geografisch gezien werd dat uitgevoerd door twee partijen. De accountant concludeerde dat het niet rechtmatig was omdat het een zelfde dienst betrof en dat die twee geografisch logische verdeling onrechtmatig splitsen was. Alles werd op één hoop gegooid en in één opdracht ondergebracht. Beide lokale aannemers hadden het nakijken toen een grote jongen er mee vandoor ging. Zo ging ook de discussie over de projecten voortkomend uit het GRP (Gemeentelijk Rioleringsplan) dat voor 4 jaar werd vastgesteld. De discussie ging er over of deze projecten, en ook de engineering van deze projecten, niet in één keer aanbesteed moest worden. Beleid vormt dus de aanleiding voor dit soort belachelijke discussies waarin geen rekening gehouden is met de praktijk van alledag.

Raamcontracten en groslijsten zijn betaald door tariefsverhoging ingenieursbureau

Gemiddeld investeren wij € 15.000,- aan ureninzet op een inschrijving van een raamcontract/groslijst. En dat doen alle inschrijvers. In het raamcontract van een gemiddelde provincie zitten zo’n 50 tot 60 partijen. Dat betekent € 825.000,- aan voorinvestering. Daarmee hebben wij nog geen werk. Na toelating in het raamcontract moet je meedingen in een nadere offertevraag, veelal in concurrentie waarvoor ook weer 15 tot 20k geïnvesteerd moet worden.  Als we aannemen dat 10 partijen dat doen en jaarlijks vijf keer worden gevraagd betekent dat € 850.000,- aan investeringen. Totaal wordt er door marktpartijen dan globaal aan € 1.675.000,- aan geld geïnvesteerd, waarvan € 850.000,- jaarlijks. Met een looptijd van 4 jaar (2 jaar plus 2 jaar verlenging) betekent dit totaal  € 4,225 miljoen aan investeringen door de markt. En hoewel de aanbestedingswet de aanbesteder de mogelijkheid biedt om een inschrijfvergoeding uit te keren, gebeurt dat niet. Wij zitten in drie grote raamcontracten en hebben dit de afgelopen 13 jaar slechts één keer meegemaakt dat een dergelijke uitkering is gedaan.

Deze kosten vertalen zich in hogere bedrijfskosten die uiteraard in de tarieven worden verrekend. De beleidsmaker die nu nog denkt dat centraal inkopen een gunstig effect heeft op prijsvorming en ook de centrale inkoop een voordeel oplevert, komt bedrogen uit. Het inkoopvoordeel wordt bepaald aan de hand van het prijsverschil tussen de goedkoopste en bijvoorbeeld de gemiddelde inschrijving (want dat is veelal een realistische prijs). Wat men kennelijk niet beseft, is dat tarieven zijn verhoogd met de kosten van inschrijving en dus hebben wij als branche de kosten van centrale inkoop betaalt. De aanbesteder investeert jaarlijks in de kosten van een inkoopbureau. Op basis van deze wellicht simpele redenatie is mijn conclusie dat raamcontracten geen enkel voordeel hebben. Ze doen juist afbreuk aan een gezonde marktwerking én kost de belastingbetaler absurd veel geld.

Trouwens, ik gaf aan dat lastenverlichting en transparantie een belangrijk argument voor het organiseren van centrale inkoop is. Wat daarbij dan vergeten wordt, is dat dit ook de markt saneert. Immers, hoe vaak kun je als partij zo veel geld investeren in een aanbesteding? Ik zag onlangs een aanbieding van mijn bureau van 8 jaar terug en zag dat de prijzen nagenoeg gelijk zijn gebleven. Een korte rondgang langs een aantal collega bureaus leert dat dit vaker het geval is. Kortom, het is pompen of verzuipen.

Tot slot heeft de aanbesteder boter op het hoofd. Wie heeft niet zijn opdrachtgever horen zeggen dat ze liever een kleine partij hebben om zaken mee te doen? En als dan wordt aangegeven dat er een raamcontract wordt aanbesteedt, er wordt verkondigd dat ze de aanbesteding daarop inrichten? Waar is hier het moraal besef? Daaruit blijkt wat mij betreft het faillissement van de huidige manier van aanbesteden.

Onvoldoende beschikbaar kwalitatief personeel, druk op projecten, een regisserende overheid en meer raamcontracten dan ooit

Waar gaat het heen in Ingenieursland? Welk doemscenario gloort aan de horizon? En wat is de huidige realiteit? De realiteit is dat er veel te weinig technisch personeel is. Per jaar komt er veel te weinig van school. Bij lange na niet genoeg voor het opvangen van de uitstroom van AOW-ers. Door een toename van het aantal raamcontracten (met vijf partijen) nemen onze kansen op het aannemen van projecten verder af als we niet toegelaten zijn voor een raamcontract. Als ondernemer moet je dus wel een raamcontracten zien binnen te halen om de komende vier jaar werk te houden. Daar komt nog bij dat de overheid steeds meer werk aan de markt over laat. Ze richten zich in toenemende mate in op het regisseren van projecten. Het gevolg daarvan is dat kennis verloren gaat en er niemand meer is die met technisch verstand van zaken (de mannen en vrouwen die weten waarom de dienst ingekocht moet worden) inkoop van diensten organiseert. Kortom we hebben een probleem!

Binnen vijf jaar 35% minder ingenieursbureaus?

In de komende jaren zal het aantal ingenieursbureaus afnemen. Als je geen raamcontracten binnenhaalt, wordt ondernemen lastig. Daarnaast is de regio waarin je actief bent versnippert, omdat je niet alle raamcontracten in die regio kunt binnenhalen. De grote ingenieursbureaus komen ook in de problemen omdat ze gedwongen worden selectief in te schrijven. In het voorbeeld van de provinciën is een toegepaste regel dat je niet op alle expertisevelden mag inschrijven. De overheid bepaalt dus door de manier van aanbesteden de verscheidenheid aan wat je aan diensten mag aanbieden. Door de druk op bureaus om raamcontracten binnen te halen, staan prijzen nog meer onder druk. En de concurrentie binnen het raamcontract is moordend omdat er een afname is van opdrachtgevers in je klantenbestand. Gevolg is dat een groot aantal het niet gaat redden.

Een ander effect van de raamcontracten is, dat personeel bij de verkeerde partij aan het werk is. Immers, als je omzet verliest door het niet winnen van een raamcontract, heb je een overschot aan capaciteit. Maar afscheid nemen van personeel terwijl je weet dat je ze wellicht over een paar jaar weer nodig hebt, maakt dat je ze zo lang mogelijk voor de organisatie wilt behouden. De organisatie die wel in het raamcontract zit, heeft personeel te weinig en heeft dus ook een probleem.

Is er nog hoop?

Natuurlijk is er hoop. Zoals altijd in dit soort processen ontstaat er na verloop van tijd een nieuw normaal. Ik denk dat juist in de huidige tijd waarin bestuurscultuur en de vinkjes maatschappij onder druk staat, nieuwe initiatieven ontstaan. Nieuwe initiatieven voor aanbesteden en ondernemen. Met het doel voor ogen zoekend naar een middel wat ruimte biedt voor verandering. Het is een spannende tijd die mijn inziens gaat over transitie.

Als advies- en ingenieursbureau gaan wij voor het resultaat, zoeken wij naar innovatieve oplossingen in de zin van samenwerkingsverbanden en aanbestedingsmethoden. Gelukkig zien wij daarin het meebewegen van onze opdrachtgevers. Kortom, wij komen er wel!

 

Meer weten over onze oplossingen?

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij lichten onze ideeën graag toe en zoeken daarin de verbinding met anderen.

 

Over de schrijver
Reactie plaatsen

arrow_drop_up arrow_drop_down