Raamcontracten
Een korte zoektocht op internet levert informatie op over het begin van een tijdperk waarin het raamcontract in ons vak zijn intrede deed. Vanuit diverse belangen ontstond de behoefte om inkoop steeds verder te veralgemeniseren. Vanuit de inkoop zijn de meest aangehaalde argumenten; kostenreductie door schaalvergroting, vermindering van bureaucratie en verhoging transparantie. Waar staan we nu? En kloppen die argumenten die vóór raamcontracten pleiten wel?
Wat dat betreft is internet natuurlijk een mooi collectief geheugen. Het helpt ons herinneren. Ook de minder fraaie dingen.
We zijn inmiddels decennia verder en de opmars van raamcontracten in onze branche gaat in de versnelling. Meer en meer gemeenten, aangestuurd door inkooporganisaties, zoeken hun toevlucht tot een middel wat haar doel ruimschoots voorbij geschoten is. Wie keert het tij? En welke gevolgen heeft deze ontwikkeling voor onze branche? En klopt het beeld wel dat centraal inkopen voordelen heeft?
Inkoopbureaus, shared service, inhuurdesken
Ze schoten als paddenstoelen uit de grond in de begin jaren 2000. Inmiddels is er geen branche te vinden waarin geen centrale inkoop speelt. Ze hebben allen één ding gemeen. Een ijzersterk commercieel verhaal waarin het prijsverschil tussen aanbieders als winst behaald door het inkoopbureau wordt gezien.
Natuurlijk is dat onzin. We weten het allemaal. De bureaucratische rompslomp is, sinds centraal inkopen zijn intrede deed, alleen maar toegenomen. Daarnaast worden inkoopbureaus ook misbruikt om te sturen. De eisen voor inschrijvers zijn dermate sturend dat de onafhankelijkheid niet is geborgd. Het inkoopbureau voelt geen prikkel om dit soort morele misstanden aan de kaak te stellen omdat ze daarmee haar eigen verdienmodel schaadt. Het is een vicieuze cirkel waarin we terecht zijn gekomen.
Neem bijvoorbeeld de inhuurdesk. Het middel om de inhuur tijdelijk personeel centraal aan te besteden. Hoeveel gemeenten vragen de zittende ingehuurde medewerker niet aan te geven waar de functiebeschrijving aan moet voldoen om de samenwerking te kunnen verlengen?
Bij het afwegen van verschillende kandidaten wordt een nieuwe kandidaat op subjectieve gronden afgewezen en op die manier kan het contract van de zittende ingehuurde medewerker voortgezet worden. Het inkoopproces is beleidsmatig goed verlopen maar het doel van meer openheid, transparantie en gelijke kansen in de markt is niet gehaald. Sterker nog, deze is misbruikt, dus laten bureaus zoals het onze de inhuurdesk links liggen. De ervaring is dat het veelal een gelopen race is. Daar is de aanbesteder natuurlijk niet bij gebaad.
De klassieke methode om dit probleem op te lossen is met nieuw beleid. Maar iets wat in essentie krom is, heeft haar beste tijd gehad. Wanneer geen we nu eens erkennen dat dit systeem haar doel voorbij schiet?
Raamcontracten en groslijsten grotendeels betaalt door tariefsverhoging ingenieursbureau
Gemiddeld investeren wij € 15.000,- aan ureninzet op een inschrijving van een raamcontract. Dat doen alle inschrijvers. In het raamcontract van een gemiddelde provincie zitten zo’n 50 tot 60 partijen. Dat betekent € 825.000,- aan voorinvestering. Daarmee hebben wij nog geen werk.
Na toelating in het raamcontract moet je meedingen in een nadere offertevraag, veelal in concurrentie waarvoor ook weer € 15.000,- tot € 20.000,- geïnvesteerd moet worden. Als we aannemen dat 10 partijen dat doen en jaarlijks vijf keer worden gevraagd, betekent dat € 850.000,- aan investeringen. Totaal wordt er door marktpartijen dan globaal € 1.675.000,- geïnvesteerd, waarvan € 850.000,- jaarlijks.
Met een looptijd van 4 jaar (2 jaar plus 2 jaar verlenging) betekent dit totaal € 4,225 miljoen aan investeringen door de markt. En hoewel de aanbestedingswet de aanbesteder de mogelijkheid biedt om een inschrijfvergoeding uit te keren, gebeurt dat niet. Wij zitten in drie grote raamcontracten en hebben dit de afgelopen 13 jaar slechts één keer meegemaakt dat een dergelijke uitkering is gedaan.
Deze kosten vertalen zich in hogere bedrijfskosten die uiteraard in de tarieven worden verrekend. De beleidsmaker die nu nog denkt dat centraal inkopen een gunstig effect heeft op prijsvorming en ook de centrale inkoop een voordeel oplevert, komt bedrogen uit. Het inkoopvoordeel wordt veelal afgemeten aan de hand van het prijsverschil tussen de goedkoopste en bijvoorbeeld de gemiddelde inschrijving (want dat is veelal een realistische prijs).
Wat men kennelijk niet beseft, is dat tarieven normatief zijn verhoogd met de kosten van inschrijving en dus hebben wij als branche de marktkosten van centrale inkoop betaalt. Daarnaast betaalt de aanbesteder ook de kosten van het inkoopbureau. Op basis van deze wellicht simpele redenatie is mijn conclusie dat raamcontracten geen enkel voordeel hebben. Ze doen juist afbreuk aan een gezonde marktwerking én kost de belastingbetaler absurd veel geld. Het drijft de prijs op en en levert geen meerwaarde aan het bereiken van het doel.
Trouwens, ik gaf aan dat lastenverlichting en transparantie een belangrijk argument voor het organiseren van centrale inkoop is. Wat daarbij dan vergeten wordt, is dat dit ook de markt saneert. Immers, hoe vaak kun je als partij zo veel geld investeren in een aanbesteding? Ik zag onlangs een aanbieding van mijn bureau van 8 jaar terug en zag dat de prijzen nagenoeg gelijk zijn gebleven. Een korte rondgang langs een aantal collega bureaus leert dat dit vaker het geval is. Kortom, het is pompen of verzuipen.
Tot slot heeft de aanbesteder boter op het hoofd. Wie heeft niet zijn opdrachtgever horen zeggen dat ze liever een kleine partij hebben om zaken mee te doen? En als dan wordt aangegeven dat er een raamcontract wordt aanbesteedt, er wordt verkondigd dat ze de aanbesteding daarop inrichten? Waar is hier het moraal besef? Daaruit blijkt wat mij betreft het faillissement van de huidige manier van aanbesteden.
Lokale overheid kijkt niet over de randen van haar grenzen
Het grootste probleem is dat lokale overheden niet over de grenzen van haar grondgebied kijkt. Logisch ook. Gemeenten zijn ontstaan om te gebieden te besturen, landelijke wetten uit te voeren, gericht op lokale impact daarvan. Door decentralisatie van rijkstaken zijn gemeenten min of meer gedwongen te fuseren. Faciliterende diensten die ogenschijnlijk te duur zijn, vormen de basis voor fusie (gemeentelijke belastingen, ict, beheer en onderhoud, etc.). Door schaalvergroting is winst te behalen, denkt men. Maar als de lokale overheid naar boven opgeschoven is, wie zorgt er dan voor de laag er onder? Niet de Provincie, want die heeft maar op een beperkte schaal haar lokale verantwoordelijkheid. Er is dus een vacuüm waar van alles tussen wal en ‘t schip valt.
Onbedoeld heeft dit lokale bestuur dus grote impact op regionaal niveau. Door aanbesteding van raamcontracten op lokaal niveau komen marktpartijen op regionaal niveau in de problemen. Hier ligt een uitdaging voor het gemeentebestuur én voor de ondernemers.
Is er nog hoop?
Natuurlijk is er hoop. Zoals altijd in dit soort processen ontstaat er na verloop van tijd een nieuw evenwicht. Ik denk dat juist in de huidige tijd waarin bestuurscultuur en de vinkjes maatschappij onder druk staat, nieuwe initiatieven ontstaan. Nieuwe initiatieven voor aanbesteden en ondernemen. Met het doel voor ogen zoekend naar een middel wat ruimte biedt voor verandering. Het is een spannende tijd die mijn inziens gaat over transitie.
Wat doet ATENSUS bv om dit tij te keren? Als advies- en ingenieursbureau gaan wij voor het resultaat, zoeken wij naar innovatieve oplossingen in de zin van samenwerkingsverbanden en aanbestedingsmethoden.
Voorbeelden daarvan zijn:
Ontwikkeling van een nieuwe aanbestedingswijze waarbij de ondernemer op basis van de vraagspecificatie een prijs aanbiedt, maar daarbij ook een shoppinglist aanbiedt waarin hij zijn toegevoegde waarde afprijst met reële bedragen. Het geheel wordt ondersteund met een plan van aanpak wat de toelichting op de in de shoppinglist verwerkte onderdelen is.
Wij werken aan het reguleren van de markt door personeel tussen bedrijven uit te wisselen. Het overschot van capaciteit van de ene partij is de oplossing voor het tekort van de andere partij. Uitgangspunt is dat uitwisseling op kostprijs geschiedt en dat de betreffende medewerker niet uit dienst treedt. Daarmee vangen we de impact van de raamcontracten op en behoud de organisatie haar personeel. Uitgangspunt is dat uitlenen voor kortlopende klussen is (gedeelde flexibele schil). Als Atensus leveren wij daarin een dienst.
Gelukkig zien wij daarin het meebewegen van onze opdrachtgevers. Kortom Atensus komt er wel.
